Privacy verklaring

Privacyverklaring Kinderstralen

Kinderstralen is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat Kinderstralen beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier. Kinderstralen is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. In deze privacyverklaring informeert Kinderstralen u over diverse onderwerpen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacyverklaring ziet op verwerkingen die worden verricht door Kinderstralen.

Contactgegevens van Kinderstralen B.V.:

Naam: Kinderstralen B.V.

Bezoekadres: CAB-Rondom 90, 3534 BE Utrecht

KvK-nummer: 30209414;

Algemeen telefoonnummer: 030 244 0065

Algemeen e-mailadres: los@kinderstralen.nl

Als u vragen heeft, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u een e-mailbericht sturen naar het hiervoor genoemd e-mailadres.

Tussenschoolse opvang (tso) (overeenkomst met ouders)

Tso: welke persoonsgegevens?

In het kader van de overeenkomst voor de tso verwerkt Kinderstralen diverse persoonsgegevens van u. De persoonsgegevens die Kinderstralen onder meer van u verwerkt zijn:

De persoonsgegevens van ouders en kinderen worden vastgelegd op basis van opgave door de ouders. Tevens worden persoonsgegevens van de scholen ontvangen. Zie voor een nadere uitleg onder de kop “Tso: ontvangst (persoons)gegevens van scholen”.

Tso: voor welke doeleinden?

Wij gebruiken de door u verstrekte gegevens voor de volgende doeleinden:

Tso: Rechtsgronden verwerking gewone persoonsgegevens en gezondheidsgegevens

De persoonsgegevens worden vastgelegd voor het uitvoeren van de overeenkomst voor tso tussen ouders en Kinderstralen. Het doel van de overeenkomst is de tso van de kinderen van betreffende ouders, op een van de locaties van Kinderstralen.

Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. Ook kunt u bijvoorbeeld aangegeven dat uw kind een allergie heeft. Kinderstralen zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

Indien Kinderstralen dus gezondheidsgegevens van uw kind verwerkt (bijv. allergie/medicijnen) dan zal daarvoor een uitdrukkelijke toestemming worden gevraagd. Als Kinderstralen persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. U kunt dit eenvoudig doen door een e-mailbericht met een dergelijk verzoek te sturen naar: los@kinderstralen.nl. Indien de verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking van de gezondheidsgegevens meer plaatsvinden. Hierdoor kan Kinderstralen dus geen rekening (meer) houden met bijvoorbeeld allergieën of diëten van uw kind. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Tot slot ontvangt Kinderstralen persoonsgegevens van u en uw kind van de school. Hiervoor heeft Kinderstralen een gerechtvaardigd belang. Dit wordt verder toegelicht onder de kop “Tso: ontvangst (persoons)gegevens van scholen”.

Tso: bewaartermijn

Kinderstralen bewaart en gebruikt uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. De criteria om de bewaartermijn van uw gegevens te bepalen zijn:

  1. de duur van de overeenkomst ;
  2. het bestaan van een wettelijke bewaarverplichting of termijn. Gegevens uit de financiële administratie die fiscaal van belang zijn, bewaart de Kinderstralen conform de wettelijke bewaartermijn tot zeven jaar na afloop van het boekjaar;
  3. het bestaan van een (potentiele) claim of geschil in verband waarmee de gegevens langer bewaard moeten worden.

Tso: ontvangst (persoons)gegevens van scholen

De meeste scholen verstrekken aan Kinderstralen recente gegevens van kinderen per leergroep om haar werkzaamheden correct te kunnen uitvoeren. Deze gegevens betreffen o.a. de naam en adres van het kind, telefoonnummer(s) en de groep waarin het kind zit. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om kinderen in de juiste groep te plaatsen in ons administratiesysteem en om ouder(s) te benaderen om hun kind in te (laten) schrijven in het geval het kind zonder inschrijving gebruik maakt van de tso en eventueel te informeren over het stopzetten c.q. weigeren van het kind tijdens de tso. Kinderstralen zal de verstrekte gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Kinderstralen zal de verstrekte gegevens dus niet gebruiken om niet-geregistreerde ouders om commerciële redenen te benaderen over de tso.

Deze verstrekking door scholen aan Kinderstralen is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Kinderstralen. In dit geval weegt het belang of wegen de rechten en vrijheden (in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer) van de leerling/ouder(s) minder zwaar dan het gerechtvaardigd belang van Kinderstralen. In de praktijk blijken ouders adreswijzigingen en veranderingen van groep niet door te geven aan Kinderstralen. Hierdoor is het noodzakelijk dat de scholen deze gegevens aan Kinderstralen verstrekken. Door de gegevensverstrekking kunnen kinderen in de juiste groep geplaatst worden. Dit is ook in het belang van het kind/de ouders. Daarnaast kan Kinderstralen deze ouders daardoor ook benaderen over het stopzetten c.q. weigeren van het kind tijdens de tso. Tot slot heeft Kinderstralen een gerechtvaardigd belang bij verstrekking van deze gegevens door de scholen, aangezien regelmatig ouders van kinderen die (nog) niet bekend zijn bij Kinderstralen wel gebruik maken van de tso. Nu Kinderstralen de ouders niet treft op school, aangezien de ouders niet voorafgaand of na de tso aanwezig zijn op school, is de gegevensverstrekking door de school noodzakelijk. Deze gegevensverstrekking is ook in het belang van het kind/de ouders. Indien deze gegevens niet door de scholen zouden worden verstrekt, zou Kinderstralen het kind bij de tso moeten weigeren. Hierdoor zou het kind gedurende de lunchpauze niemand hebben die hem/haar kan opvangen. Kinderstralen kan door de gegevensverstrekking een ongeregistreerd kind toelaten tot de tso en deze ouders benaderen om het kind te laten inschrijven en de tso bij deze ouders in rekening brengen.

Ouders hebben het recht bezwaar aan te tekenen tegen de verstrekking van (persoons)gegevens van de scholen aan Kinderstralen. U leest verder in deze privacyverklaring hoe u dat kunt doen.

De lijsten met persoonsgegevens die wij van de scholen ontvangen worden na één jaar vernietigd.

Overeenkomst met school voor tso

Overeenkomst met school: welke persoonsgegevens?

In het kader van de overeenkomst voor de tso verwerkt Kinderstralen diverse persoonsgegevens van u. De persoonsgegevens die Kinderstralen onder meer van u verwerkt zijn:

De persoonsgegevens van de contactpersonen van de school worden vastgelegd op basis van opgave door de school. Ook kunnen deze persoonsgegevens van openbare bronnen worden gehaald, zoals het handelsregister en de website van de school.

Overeenkomst met school: voor welke doeleinden?

Wij gebruiken de door u verstrekte gegevens voor de volgende doeleinden:

Overeenkomst met school: rechtsgronden verwerking

De persoonsgegevens worden vastgelegd voor het uitvoeren van de overeenkomst voor tso tussen de school en Kinderstralen. Het doel van de overeenkomst is de tso op de locaties van de school.

Overeenkomst met school: bewaartermijn

Kinderstralen bewaart en gebruikt uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. De criteria om de bewaartermijn van uw gegevens te bepalen zijn:

  1. de duur van de overeenkomst;
  2. het bestaan van een wettelijke bewaarverplichting of termijn. Gegevens uit de financiële administratie die fiscaal van belang zijn, bewaart de Kinderstralen conform de wettelijke bewaartermijn tot zeven jaar na afloop van het boekjaar;
  3. het bestaan van een (potentiele) claim of geschil in verband waarmee de gegevens langer bewaard moeten worden.

Overeenkomst met school: ontvangers

Kinderstralen geeft uw gegevens door aan derden als dat nodig is voor IT, CRM, de website en financiële administratie. Het betreft dan bijvoorbeeld de IT- en CRMdienstverlener, hosting- en cloudopslagprovider en accountant. Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, zal Kinderstralen met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afsluiten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.

Crediteuren- en debiteurenadministratie

Administratie: welke persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van de contactpersonen van de crediteuren en debiteuren worden vastgelegd op basis van eigen opgave. Ook kunnen deze persoonsgegevens van openbare bronnen worden gehaald, zoals het Handelsregister en de website van de organisatie. Eveneens zouden persoonsgegevens opgevraagd kunnen worden bij een deurwaarder of een bedrijf dat uw kredietwaardigheid checkt.

Administratie: welke doeleinden ?

Administratie: rechtsgrond

De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst.

Administratie: bewaartermijn

Kinderstralen bewaart en gebruikt uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. De criteria om de bewaartermijn van uw gegevens te bepalen zijn:

  1. de duur van de overeenkomst ;
  2. het bestaan van een wettelijke bewaarverplichting of termijn. Gegevens uit de financiële administratie die fiscaal van belang zijn, bewaart de Kinderstralen conform de wettelijke bewaartermijn tot zeven jaar na afloop van het boekjaar;
  3. het bestaan van een (potentiele) claim of geschil in verband waarmee de gegevens langer bewaard moeten worden.

Administratie: derden

Kinderstralen geeft uw gegevens door aan derden als dat nodig is voor IT, CRM, de website, financiële administratie. Het betreft dan bijvoorbeeld de IT- en CRMdienstverlener, hosting- en cloudopslagprovider, incassobureau, advocaat, Belastingdienst en accountant. Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, zal Kinderstralen met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afsluiten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.

Sollicitaties

Sollicitatie: welke persoonsgegevens?

Als u per e-mail solliciteert en/of reageert op specifieke vacatures verwerken wij uw gegevens. Dit zijn gegevens die u zelf aan ons verstrekt in een motivatiebrief, CV en/of andere documenten: zoals contactgegevens, foto, burgerlijke staat, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, opleidingsgegevens, werkervaring, nevenactiviteiten, vaardigheden en hobby's

De persoonsgegevens worden vastgelegd op basis van uw eigen opgave. Ook kunnen deze persoonsgegevens van openbare bronnen worden gehaald, zoals LinkedIn.

Sollicitatie: voor welke doeleinden?

Deze persoonsgegevens verwerken wij in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van een sollicitant voor een functie die vacant is of kan komen bij Kinderstralen. Deze persoonsgegevens worden gebruikt om uw sollicitatie of aanmelding te behandelen en daarover met u te communiceren. Tevens worden deze gegevens bewaard voor de afhandeling van de eventueel door de sollicitant gemaakte onkosten, de interne controle en de bedrijfsbeveiliging, de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.

Sollicitatie: welke rechtsgrond?

De verwerking van uw sollicitatiegegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Kinderstralen. Dat belang bestaat er in dit geval uit om geschikt nieuw personeel te werven voor Kinderstralen.

Sollicitatie: Bewaartermijn

Kinderstralen bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de werving- en selectieprocedure. Indien de sollicitant hiervoor toestemming geeft dan worden de gegevens van de betreffende sollicitant gedurende één jaar bewaard. toestemming kunt u te allen tijde intrekken. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar: werken@kinderstralen.nl. Indien de sollicitant geen toestemming geeft, zullen de gegevens van de afgewezen sollicitant vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. In het geval een sollicitant wordt aangenomen, dan worden de gegevens bewaard in het personeelsdossier van de aangenomen sollicitant.

Sollicitatie: ontvangers?

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de werving- en selectieactiviteiten binnen Kinderstralen of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken. Kinderstralen zal geen gegevens verstrekken van sollicitanten aan derde partijen, tenzij zij daartoe wettelijk verplicht is.

Doorgifte persoonsgegevens naar een derde land buiten de Europese Unie

Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Contactformulier website

Verder worden uw persoonsgegevens door ons verwerkt indien u via het contactformulier op deze website of mail vragen stelt aan een van onze medewerkers of anderszins contact met ons opneemt. Wij verwerken daarvoor contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, naam basisschool, onderwerp), van het door u achtergelaten bericht, inclusief eventueel door u achtergelaten persoonsgegevens in dat bericht). Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw vragen te beantwoorden. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, aangezien we graag uw vragen beantwoorden. We bewaren deze gegevens totdat wij uw bericht hebben gemarkeerd als ‘afgehandeld’, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten.

Beveiliging

De bescherming van uw privacy is belangrijk voor u en voor ons. Daarom zijn onze systemen en programma’s adequaat beveiligd. Wij hebben beheersprocedures om die informatie nauwkeurig, actueel en compleet te houden en om onbevoegden binnen en buiten onze organisatie geen toegang te verlenen tot uw persoonsgegevens. Wij hanteren een formeel vastgelegd proces voor het afhandelen van beveiligingsincidenten.

Deze privacyverklaring is ook van toepassing op onze website. Onze website is beveiligd. Zo maken wij gebruik van een https-website. Dit is te herkennen aan een slotje en https:// in de URL. Dit zorgt ervoor dat de gegevens die u invult in het contactformulier versleuteld worden verstuurd. Ook hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten met derden die onze website hosten.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

Kinderstralen zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Kinderstralen verwerkt moeten worden op grond van:

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat – indien u weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken – Kinderstralen hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht. Indien u bijvoorbeeld weigert om de noodzakelijke persoonsgegevens voor het aangaan van een tso overeenkomst te verstrekken, dan kunnen wij geen tsoovereenkomst met u aangaan.

Website derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op internetsites van derden die door middel van links met deze internetsite zijn verbonden.

Uw rechten

Op grond van de AVG komen u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens toe:

Indien u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de in deze privacyverklaring genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Kinderstralen niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

Binnen een maand nadat Kinderstralen een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten van u heeft ontvangen, zal Kinderstralen u informeren. Daarbij zal Kinderstralen aangeven of en hoe aan uw verzoek gevolg wordt gegeven en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan Kinderstralen de reactietermijn van een maand verlengen. Kinderstralen zal in dat geval binnen één maand aan u kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos.

Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen.

Vragen en klachten bij Kinderstralen

Wij vinden het vanzelfsprekend dat wij u duidelijk en compleet informeren over uw privacy. Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens, dan kunt u ons uw vraag stellen via het e-mailadres los@kinderstralen.nl Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u uw klacht melden via los@kinderstralen.nl

Klacht indienen bij de toezichthouder

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u een klacht moet indienen.

Wijziging en datum

Deze privacyverklaring kan op enig moment worden gewijzigd. Op deze plaats kunt u steeds de actuele privacyverklaring vinden. Deze privacyverklaring is opgesteld op 1 februari 2019.